W czasach pracy zdalnej i cyfrowej komunikacji wiele osób zakłada, że skoro sprawy zawodowe załatwia się dziś przez skrzynkę mailową, to tak samo można zakończyć stosunek pracy. W praktyce temat nie jest jednak tak prosty, jak mogłoby się wydawać. Sam fakt wysłania wiadomości e-mail nie przesądza jeszcze o tym, że wypowiedzenie zostało złożone prawidłowo. W prawie pracy nadal duże znaczenie ma forma, treść oświadczenia i sposób jego podpisania. Dlatego odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może zwolnić pracownika e-mailem, brzmi: to zależy od tego, jak taki e-mail został przygotowany i czy spełnia wymagania przewidziane w przepisach.
Co mówi Kodeks pracy?
Kodeks pracy stanowi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę albo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Dodatkowo, gdy to pracodawca wypowiada umowę na czas określony albo nieokreślony lub rozwiązuje ją bez wypowiedzenia, musi wskazać przyczynę uzasadniającą taką decyzję. W takim oświadczeniu powinno się też znaleźć pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.
To oznacza, że samo przekazanie pracownikowi informacji w stylu „od jutra już pan u nas nie pracuje” nie wystarcza. Wypowiedzenie to nie luźna wiadomość, ale formalne oświadczenie woli, które musi spełniać konkretne warunki.
Czy zwykły e-mail wystarczy?
Co do zasady nie. Z rządowego uzasadnienia do zmian w Kodeksie pracy wynika jasno, że sformułowanie „na piśmie” z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oznacza zwykłą formę pisemną w rozumieniu prawa cywilnego. Ten sam dokument wskazuje też, że równoważne z zachowaniem tej formy jest złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W praktyce zwykły e-mail, nawet wysłany ze służbowej skrzynki, nie spełnia automatycznie wymogu „na piśmie”. Sam mail bez właściwego podpisu elektronicznego to za mało, jeśli pracodawca chce skutecznie dochować wymaganej formy.
Kiedy e-mail może być skuteczny?
E-mail może być nośnikiem wypowiedzenia wtedy, gdy dokument został prawidłowo podpisany elektronicznie w sposób równoważny wymaganej formie. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że pracodawca może posłużyć się formą elektroniczną, potwierdzając swoje oświadczenie woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei rządowe uzasadnienie do nowelizacji potwierdza, że właśnie taka postać elektroniczna może odpowiadać wymaganiu z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.
Innymi słowy, nie chodzi o samo „wysłanie czegoś mailem”, tylko o to, czy do pracownika trafia formalne oświadczenie podpisane w prawidłowy sposób. To zasadnicza różnica.
Czy po zmianach w 2026 roku wszystko można załatwić zwykłym mailem?
Nie. Państwowa Inspekcja Pracy informuje, że od 27 stycznia 2026 r. część czynności z zakresu prawa pracy można wykonywać w postaci papierowej lub elektronicznej, także z użyciem e-maila, jeżeli możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie. PIP podaje jednak konkretne przykłady takich czynności, jak informacja o monitoringu, konsultacja zamiaru wypowiedzenia ze związkiem zawodowym czy niektóre wnioski pracownicze. W tym katalogu nie wskazano samego wypowiedzenia umowy o pracę z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.
To bardzo ważne rozróżnienie. Nowelizacja rozszerzyła możliwość korzystania z postaci elektronicznej przy wielu sprawach kadrowych, ale nie zniosła wymogu „na piśmie” dla samego wypowiedzenia umowy o pracę.
Czy pracodawca może rozwiązać umowę elektronicznie przez system rządowy?
Tak, istnieje już rządowy system do elektronicznego zawierania i obsługi niektórych umów. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że od 7 stycznia 2026 r. system ten pozwala zawierać, zmieniać i rozwiązywać między innymi umowy o pracę, korzystać z gotowych szablonów wypowiedzeń i podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.
To pokazuje, że elektroniczne zakończenie umowy jest dziś możliwe, ale nie w dowolnej formie. Bezpieczna ścieżka to formalny dokument elektroniczny w odpowiednim systemie albo dokument podpisany zgodnie z wymaganiami prawa, a nie zwykła wiadomość tekstowa wysłana „na szybko”.
Co musi zawierać wypowiedzenie od pracodawcy?
Jeżeli to pracodawca wypowiada umowę o pracę, powinien zadbać nie tylko o formę, ale też o treść. Kodeks pracy wymaga wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony oraz zamieszczenia pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy. Serwis Biznes.gov.pl podkreśla również, że przy wypowiedzeniu dokonywanym przez pracodawcę przyczyna jest wymagana.
W praktyce oznacza to, że poprawne wypowiedzenie nie może ograniczać się do jednego zdania z informacją o zakończeniu współpracy. To powinien być pełny dokument, który daje pracownikowi jasność co do podstaw decyzji i jego dalszych uprawnień.
Co jeśli pracodawca wyśle tylko zwykły e-mail?
Taka sytuacja może oznaczać wadliwe dokonanie wypowiedzenia. Skoro Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, a oficjalne rządowe wyjaśnienia łączą ją z dokumentem papierowym albo elektronicznym opatrzonym kwalifikowanym podpisem, zwykły e-mail niespełniający tych warunków może prowadzić do sporu sądowego.
Nie trzeba jednak od razu zakładać, że każda sprawa będzie oceniana identycznie w praktyce procesowej. Z punktu widzenia pracownika najważniejsze jest to, że błędna forma nie zamyka drogi do obrony swoich praw.
Jakie prawa ma pracownik po otrzymaniu takiego wypowiedzenia?
Pracownik może odwołać się do sądu pracy. Kodeks pracy przewiduje, że odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia też, że pracownik może domagać się uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeśli umowa już się rozwiązała, także przywrócenia do pracy albo odszkodowania.
To oznacza, że osoba zwolniona w sposób budzący wątpliwości nie jest bezradna. Jeżeli forma, treść albo podana przyczyna są nieprawidłowe, sprawę można skierować do sądu pracy.
Czy mail z załączonym skanem podpisanego wypowiedzenia wystarczy?
Na podstawie oficjalnych wyjaśnień trzeba podchodzić do tego ostrożnie. Państwowa Inspekcja Pracy w innym materiale dotyczącym podpisów elektronicznych wskazuje, że skan pisma z podpisem własnoręcznym nie spełnia wymogów formalnych. To cenna wskazówka także dla spraw pracowniczych: sam obraz podpisu nie jest tym samym co zachowanie wymaganej formy prawnej.
Dlatego bezpieczniej zakładać, że samo przesłanie skanu podpisanego dokumentu mailem nie daje takiej pewności jak doręczenie papierowego pisma albo użycie prawidłowo podpisanego dokumentu elektronicznego.
Co warto zapamiętać?
Pracodawca nie powinien zwalniać pracownika zwykłym e-mailem rozumianym jako zwykła wiadomość bez zachowania wymaganej formy. Kodeks pracy nadal przewiduje, że wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, a oficjalne rządowe wyjaśnienia wskazują, że wymóg ten może spełnić także dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Najprościej ująć to tak: sam e-mail nie wystarczy, ale elektroniczne rozwiązanie umowy jest możliwe, jeśli pracodawca użyje prawidłowej formy i zadba o wszystkie obowiązkowe elementy wypowiedzenia. Gdy tego zabraknie, pracownik może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni.
Zobacz inne wiadomości:
Co to jest NIP-8?
NIP-8 to zgłoszenie identyfikacyjne i aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających, składane przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Nazwa brzmi jak kolejny druk do odhaczenia, ale kryje się za nią mechanizm o realnych konsekwencjach: to jednym...
Czym są pracownicze plany kapitałowe?
Pracownicze plany kapitałowe to program długoterminowego oszczędzania, w którym do Twojej wpłaty dokłada się pracodawca i państwo. Formalnie należy do trzeciego filaru systemu emerytalnego, ale w praktyce działa inaczej niż emerytura z ZUS: zgromadzone środki są...
PIT 2 – czym jest i kto powinien go złożyć?
Wystarczy nie oddać jednej kartki przy podpisywaniu umowy i przez cały rok pensja na rękę jest niższa o 300 złotych miesięcznie. Tyle właśnie potrafi kosztować niezłożenie PIT-2, dokumentu, o którym wielu nowych pracowników nie ma pojęcia, dopóki nie zobaczy...
PIT-38: czym jest i kto powinien go złożyć?
Pierwsza sprzedaż akcji z zyskiem albo pierwsza wypłata z giełdy kryptowalut i nagle okazuje się, że urząd skarbowy oczekuje osobnego zeznania, o którym większość ludzi nigdy wcześniej nie słyszała. PIT-38 nie trafia do skrzynki jak PIT-11 od pracodawcy, nie zawsze...
Jak wystawić fakturę w KSeF – krok po kroku
Samo wystawienie faktury w KSeF trwa minutę. Kłopot polega na tym, że większość firm zatrzymuje się nie na etapie wypełniania pozycji, tylko wcześniej: przy uprawnieniach, których nikt nie nadał, przy pieczęci kwalifikowanej, której spółka nie ma, albo przy...
Emerytura górnicza 2026: komu przysługuje i na jakich warunkach?
Emerytura górnicza to jedno z ostatnich świadczeń w polskim systemie, które pozwala odejść z pracy dużo wcześniej niż reszcie ubezpieczonych, a w skrajnym wariancie w ogóle bez względu na wiek. Kusi to prostym skrótem myślowym: przepracowałem 25 lat w kopalni, więc...
7000 zł brutto – ile to netto?
Przy 7000 zł brutto różnica między tym, co widnieje na umowie, a tym, co ląduje na koncie, przekracza już tysiąc dziewięćset złotych. To moment, w którym warto zrozumieć, dokąd te pieniądze idą, bo przy wyższej pensji rośnie też przestrzeń do świadomych decyzji:...
6000 zł brutto – ile to netto?
Kwota 6000 zł na umowie wygląda konkretnie, dopóki nie zajrzysz na pierwszy pasek wypłaty. Wtedy okazuje się, że na rękę trafia jakieś tysiąc pięćset złotych mniej, i pojawia się pytanie, gdzie ta różnica poszła. Odpowiedź nie jest jedną liczbą, bo ta sama pensja...
5000 zł brutto – ile to netto?
Pytanie brzmi prosto, ale odpowiedź na nie zależy od kilku rzeczy, o które rzadko kto pyta wprost. Ta sama kwota 5000 zł brutto trafia na konto w zupełnie innej wysokości w zależności od tego, na jaki papier pracujesz, ile masz lat i co podpisałeś w kadrach pierwszego...
Ochrona danych osobowych w MŚP (RODO) – co warto wiedzieć?
Najgroźniejsze przekonanie o RODO w małej firmie brzmi tak: "to dla korporacji, mnie nie dotyczy". Otóż dotyczy, i to od pierwszego maila z zamówieniem, pierwszej listy newsletterowej, pierwszej umowy z pracownikiem. Rozporządzenie nie pyta o wielkość firmy, tylko o...
Świadczenie pieniężne dla byłych żołnierzy przymusowo zatrudnianych
Świadczenie pieniężne dla byłych żołnierzy przymusowo zatrudnianych wynosi od 1 marca 2026 roku 366,68 zł miesięcznie. To dodatek dla osób, które jako żołnierze zastępczej służby wojskowej były przymusowo kierowane do pracy między innymi w kopalniach węgla,...
Jak zgłosić dziecko do ubezpieczenia zdrowotnego?
Narodziny dziecka rejestruje się w urzędzie stanu cywilnego, dziecko dostaje numer PESEL i wydaje się, że system „wie" o jego istnieniu. A jednak do ubezpieczenia zdrowotnego trzeba je zgłosić osobno, ręcznie, i to na rodzicu spoczywa ten obowiązek. Ani szpital, ani...
Działalność gospodarcza na urlopie macierzyńskim – co warto wiedzieć?
Pytanie „czy mogę prowadzić firmę na macierzyńskim" pada w dwóch zupełnie różnych sytuacjach, a odpowiedź w każdej z nich wygląda inaczej. Inaczej rozlicza się mama, która pracuje na etacie, pobiera zasiłek z pracodawcy i dopiero teraz zakłada jednoosobową...
Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę
Okresy wypowiedzenia z Kodeksu pracy wyglądają na sztywne: dwa tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące, w zależności od stażu. W praktyce dają się skrócić, tylko że nie w jeden sposób i nie z takimi samymi skutkami. To, czy skrócenie zaproponował pracodawca...
Jak opłacać składki ZUS?
Płacenie składek ZUS wydaje się banalne: raz w miesiącu robisz przelew i temat zamknięty. Problem w tym, że za tym jednym przelewem stoi mechanizm, który większość przedsiębiorców poznaje dopiero wtedy, gdy coś się posypie. Bo to nie Ty decydujesz, na co pójdzie Twoja...
Od jakiej temperatury można odmówić pracy?
Pytanie wraca dwa razy w roku, regularnie jak pory roku. Zimą, gdy w hali albo w nieogrzanym biurze termometr pokazuje kilkanaście stopni, a palce grabieją na klawiaturze. Latem, gdy pod dachem magazynu robi się 36°C i głowa zaczyna pulsować po trzeciej godzinie...
Praca w sobotę – ile płatne są nadgodziny?
Sobota dzieli pracowników na dwa obozy, którzy zwykle nawet nie wiedzą, że stoją po przeciwnych stronach. Jedni traktują ją jak dzień, za który automatycznie należy się podwójna stawka. Drudzy są przekonani, że skoro pensja jest miesięczna, to obejmuje każdą liczbę...
Umowa B2B – czym jest, jakie są jej wady i zalety?
Umowa B2B to umowa zawierana między dwoma przedsiębiorcami, najczęściej między firmą a osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. W praktyce oznacza to, że zamiast umowy o pracę wystawiasz fakturę, sam rozliczasz podatki i składki, a w zamian możesz mieć...
Umowa o dzieło 2026 – czym jest? Wzór z omówieniem i inne
Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, w której wykonawca zobowiązuje się do wykonania konkretnego, mierzalnego rezultatu (dzieła), a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia, przy czym nie podlega ona składkom ZUS ani ubezpieczeniu zdrowotnemu (z wyjątkiem umowy z...
Umowa o pracę 2026: definicja, wzór, rodzaje i zasady zawierania
Umowa o pracę to dokument, który nawiązuje stosunek pracy i zobowiązuje pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju, a pracodawcę do jej organizowania i wypłaty wynagrodzenia. W 2026 roku Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje takich umów: na okres próbny, na...
Jak wlicza się naukę do stażu pracy?
Nauka wlicza się do stażu pracy wyłącznie w zakresie stażu urlopowego i jest ściśle regulowana przez art. 155 § 1 Kodeksu pracy. Ukończenie szkoły wyższej daje pracownikowi 8 dodatkowych lat stażu, bez względu na rzeczywisty czas trwania studiów. Co ważne, liczy się...
Kalendarz przedsiębiorcy 2026: terminy, które trzeba znać
Najważniejsze cykliczne terminy przedsiębiorcy w 2026 roku to: składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz VAT wraz z plikiem JPK_V7 do 25. dnia miesiąca. Roczne zeznanie PIT za 2025 rok trzeba złożyć do 30 kwietnia 2026...
Jaki program do KSeF najlepszy dla JDG?
Najlepszy program do KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej zależy od liczby wystawianych faktur. Dla bardzo małej JDG, która wystawia kilka faktur miesięcznie, w zupełności wystarczą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, czyli Aplikacja Podatnika KSeF...
Zmiana kodu zawodu w ZUS – jak jej dokonać i ile trwa?
Zmiany kodu zawodu w ZUS dokonuje się przez złożenie formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany, w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym zmiana nastąpiła. Nie trzeba przy tym wyrejestrowywać ubezpieczonego, a sama aktualizacja zostaje zapisana...
Kwota wolna od podatku w 2026 – ile wynosi i jak działa?
Kwota wolna od podatku w 2026 roku wynosi 30 000 zł rocznie. Oznacza to, że podatnik rozliczający dochody według skali podatkowej nie płaci PIT od podstawy opodatkowania do 30 000 zł, a roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 3 600 zł, czyli 300 zł miesięcznie przy...
REGON – co to za numer i jak go uzyskać?
REGON to niepowtarzalny numer identyfikacyjny nadawany podmiotom gospodarki narodowej przez Główny Urząd Statystyczny. Standardowy numer REGON ma 9 cyfr, a numer jednostki lokalnej, na przykład oddziału, ma 14 cyfr. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG albo podmiot...
Jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Jednoosobową działalność gospodarczą zamyka się przez złożenie wniosku o wykreślenie wpisu z CEIDG, najczęściej przez biznes.gov.pl, w urzędzie miasta lub gminy albo listownie. Wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od faktycznego zaprzestania wykonywania...
Ubezpieczenie zdrowotne w Polsce
W 2026 roku składka na ubezpieczenie zdrowotne w Polsce wynosi 9% podstawy wymiaru dla większości tytułów (4,9% dla podatku liniowego), a dobrowolne ubezpieczenie w NFZ kosztuje od kwietnia do czerwca 835,04 zł miesięcznie. Składkę odprowadza się na konto ZUS do 20....
Wynagrodzenie postojowe – kiedy przysługuje pracownikowi i ile wynosi?
Wynagrodzenie postojowe przysługuje pracownikowi wtedy, gdy pozostaje on gotowy do wykonywania pracy, ale nie może jej świadczyć z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Najczęściej wynosi ono stawkę osobistego zaszeregowania określoną godzinowo albo miesięcznie, a...
Czym jest zasiłek wyrównawczy i co należy o nim wiedzieć?
Zasiłek wyrównawczy to świadczenie dla pracownika, którego wynagrodzenie spadło z powodu rehabilitacji zawodowej. Nie ma jednej stałej kwoty, bo jego wysokość to różnica między przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem z 12 miesięcy przed rehabilitacją a pensją osiąganą...
Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2012 roku zawodowo związany z dziennikarstwem obejmującym tematykę US, ZUS. Współpracowałem z największymi serwisami w naszym kraju, gdzie doskonaliłem swój kunszt zawodowy. Misją moich serwisów jest dostarczanie zrozumiałej wiedzy z zakresu podatków, działalności ZUS, biznesu i nie tylko.