W czasach pracy zdalnej i cyfrowej komunikacji wiele osób zakłada, że skoro sprawy zawodowe załatwia się dziś przez skrzynkę mailową, to tak samo można zakończyć stosunek pracy. W praktyce temat nie jest jednak tak prosty, jak mogłoby się wydawać. Sam fakt wysłania wiadomości e-mail nie przesądza jeszcze o tym, że wypowiedzenie zostało złożone prawidłowo. W prawie pracy nadal duże znaczenie ma forma, treść oświadczenia i sposób jego podpisania. Dlatego odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może zwolnić pracownika e-mailem, brzmi: to zależy od tego, jak taki e-mail został przygotowany i czy spełnia wymagania przewidziane w przepisach.
Co mówi Kodeks pracy?
Kodeks pracy stanowi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę albo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Dodatkowo, gdy to pracodawca wypowiada umowę na czas określony albo nieokreślony lub rozwiązuje ją bez wypowiedzenia, musi wskazać przyczynę uzasadniającą taką decyzję. W takim oświadczeniu powinno się też znaleźć pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.
To oznacza, że samo przekazanie pracownikowi informacji w stylu „od jutra już pan u nas nie pracuje” nie wystarcza. Wypowiedzenie to nie luźna wiadomość, ale formalne oświadczenie woli, które musi spełniać konkretne warunki.
Czy zwykły e-mail wystarczy?
Co do zasady nie. Z rządowego uzasadnienia do zmian w Kodeksie pracy wynika jasno, że sformułowanie „na piśmie” z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oznacza zwykłą formę pisemną w rozumieniu prawa cywilnego. Ten sam dokument wskazuje też, że równoważne z zachowaniem tej formy jest złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W praktyce zwykły e-mail, nawet wysłany ze służbowej skrzynki, nie spełnia automatycznie wymogu „na piśmie”. Sam mail bez właściwego podpisu elektronicznego to za mało, jeśli pracodawca chce skutecznie dochować wymaganej formy.
Kiedy e-mail może być skuteczny?
E-mail może być nośnikiem wypowiedzenia wtedy, gdy dokument został prawidłowo podpisany elektronicznie w sposób równoważny wymaganej formie. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że pracodawca może posłużyć się formą elektroniczną, potwierdzając swoje oświadczenie woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei rządowe uzasadnienie do nowelizacji potwierdza, że właśnie taka postać elektroniczna może odpowiadać wymaganiu z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.
Innymi słowy, nie chodzi o samo „wysłanie czegoś mailem”, tylko o to, czy do pracownika trafia formalne oświadczenie podpisane w prawidłowy sposób. To zasadnicza różnica.
Czy po zmianach w 2026 roku wszystko można załatwić zwykłym mailem?
Nie. Państwowa Inspekcja Pracy informuje, że od 27 stycznia 2026 r. część czynności z zakresu prawa pracy można wykonywać w postaci papierowej lub elektronicznej, także z użyciem e-maila, jeżeli możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie. PIP podaje jednak konkretne przykłady takich czynności, jak informacja o monitoringu, konsultacja zamiaru wypowiedzenia ze związkiem zawodowym czy niektóre wnioski pracownicze. W tym katalogu nie wskazano samego wypowiedzenia umowy o pracę z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.
To bardzo ważne rozróżnienie. Nowelizacja rozszerzyła możliwość korzystania z postaci elektronicznej przy wielu sprawach kadrowych, ale nie zniosła wymogu „na piśmie” dla samego wypowiedzenia umowy o pracę.
Czy pracodawca może rozwiązać umowę elektronicznie przez system rządowy?
Tak, istnieje już rządowy system do elektronicznego zawierania i obsługi niektórych umów. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że od 7 stycznia 2026 r. system ten pozwala zawierać, zmieniać i rozwiązywać między innymi umowy o pracę, korzystać z gotowych szablonów wypowiedzeń i podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.
To pokazuje, że elektroniczne zakończenie umowy jest dziś możliwe, ale nie w dowolnej formie. Bezpieczna ścieżka to formalny dokument elektroniczny w odpowiednim systemie albo dokument podpisany zgodnie z wymaganiami prawa, a nie zwykła wiadomość tekstowa wysłana „na szybko”.
Co musi zawierać wypowiedzenie od pracodawcy?
Jeżeli to pracodawca wypowiada umowę o pracę, powinien zadbać nie tylko o formę, ale też o treść. Kodeks pracy wymaga wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony oraz zamieszczenia pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy. Serwis Biznes.gov.pl podkreśla również, że przy wypowiedzeniu dokonywanym przez pracodawcę przyczyna jest wymagana.
W praktyce oznacza to, że poprawne wypowiedzenie nie może ograniczać się do jednego zdania z informacją o zakończeniu współpracy. To powinien być pełny dokument, który daje pracownikowi jasność co do podstaw decyzji i jego dalszych uprawnień.
Co jeśli pracodawca wyśle tylko zwykły e-mail?
Taka sytuacja może oznaczać wadliwe dokonanie wypowiedzenia. Skoro Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, a oficjalne rządowe wyjaśnienia łączą ją z dokumentem papierowym albo elektronicznym opatrzonym kwalifikowanym podpisem, zwykły e-mail niespełniający tych warunków może prowadzić do sporu sądowego.
Nie trzeba jednak od razu zakładać, że każda sprawa będzie oceniana identycznie w praktyce procesowej. Z punktu widzenia pracownika najważniejsze jest to, że błędna forma nie zamyka drogi do obrony swoich praw.
Jakie prawa ma pracownik po otrzymaniu takiego wypowiedzenia?
Pracownik może odwołać się do sądu pracy. Kodeks pracy przewiduje, że odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia też, że pracownik może domagać się uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeśli umowa już się rozwiązała, także przywrócenia do pracy albo odszkodowania.
To oznacza, że osoba zwolniona w sposób budzący wątpliwości nie jest bezradna. Jeżeli forma, treść albo podana przyczyna są nieprawidłowe, sprawę można skierować do sądu pracy.
Czy mail z załączonym skanem podpisanego wypowiedzenia wystarczy?
Na podstawie oficjalnych wyjaśnień trzeba podchodzić do tego ostrożnie. Państwowa Inspekcja Pracy w innym materiale dotyczącym podpisów elektronicznych wskazuje, że skan pisma z podpisem własnoręcznym nie spełnia wymogów formalnych. To cenna wskazówka także dla spraw pracowniczych: sam obraz podpisu nie jest tym samym co zachowanie wymaganej formy prawnej.
Dlatego bezpieczniej zakładać, że samo przesłanie skanu podpisanego dokumentu mailem nie daje takiej pewności jak doręczenie papierowego pisma albo użycie prawidłowo podpisanego dokumentu elektronicznego.
Co warto zapamiętać?
Pracodawca nie powinien zwalniać pracownika zwykłym e-mailem rozumianym jako zwykła wiadomość bez zachowania wymaganej formy. Kodeks pracy nadal przewiduje, że wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, a oficjalne rządowe wyjaśnienia wskazują, że wymóg ten może spełnić także dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Najprościej ująć to tak: sam e-mail nie wystarczy, ale elektroniczne rozwiązanie umowy jest możliwe, jeśli pracodawca użyje prawidłowej formy i zadba o wszystkie obowiązkowe elementy wypowiedzenia. Gdy tego zabraknie, pracownik może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni.
Zobacz inne wiadomości:
Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę
Okresy wypowiedzenia z Kodeksu pracy wyglądają na sztywne: dwa tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące, w zależności od stażu. W praktyce dają się skrócić, tylko że nie w jeden sposób i nie z takimi samymi skutkami. To, czy skrócenie zaproponował pracodawca...
Jak opłacać składki ZUS?
Płacenie składek ZUS wydaje się banalne: raz w miesiącu robisz przelew i temat zamknięty. Problem w tym, że za tym jednym przelewem stoi mechanizm, który większość przedsiębiorców poznaje dopiero wtedy, gdy coś się posypie. Bo to nie Ty decydujesz, na co pójdzie Twoja...
Od jakiej temperatury można odmówić pracy?
Pytanie wraca dwa razy w roku, regularnie jak pory roku. Zimą, gdy w hali albo w nieogrzanym biurze termometr pokazuje kilkanaście stopni, a palce grabieją na klawiaturze. Latem, gdy pod dachem magazynu robi się 36°C i głowa zaczyna pulsować po trzeciej godzinie...
Praca w sobotę – ile płatne są nadgodziny?
Sobota dzieli pracowników na dwa obozy, którzy zwykle nawet nie wiedzą, że stoją po przeciwnych stronach. Jedni traktują ją jak dzień, za który automatycznie należy się podwójna stawka. Drudzy są przekonani, że skoro pensja jest miesięczna, to obejmuje każdą liczbę...
Umowa B2B – czym jest, jakie są jej wady i zalety?
Umowa B2B to umowa zawierana między dwoma przedsiębiorcami, najczęściej między firmą a osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. W praktyce oznacza to, że zamiast umowy o pracę wystawiasz fakturę, sam rozliczasz podatki i składki, a w zamian możesz mieć...
Umowa o dzieło 2026 – czym jest? Wzór z omówieniem i inne
Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, w której wykonawca zobowiązuje się do wykonania konkretnego, mierzalnego rezultatu (dzieła), a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia, przy czym nie podlega ona składkom ZUS ani ubezpieczeniu zdrowotnemu (z wyjątkiem umowy z...
Umowa o pracę 2026: definicja, wzór, rodzaje i zasady zawierania
Umowa o pracę to dokument, który nawiązuje stosunek pracy i zobowiązuje pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju, a pracodawcę do jej organizowania i wypłaty wynagrodzenia. W 2026 roku Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje takich umów: na okres próbny, na...
Jak wlicza się naukę do stażu pracy?
Nauka wlicza się do stażu pracy wyłącznie w zakresie stażu urlopowego i jest ściśle regulowana przez art. 155 § 1 Kodeksu pracy. Ukończenie szkoły wyższej daje pracownikowi 8 dodatkowych lat stażu, bez względu na rzeczywisty czas trwania studiów. Co ważne, liczy się...
Kalendarz przedsiębiorcy 2026: terminy, które trzeba znać
Najważniejsze cykliczne terminy przedsiębiorcy w 2026 roku to: składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz VAT wraz z plikiem JPK_V7 do 25. dnia miesiąca. Roczne zeznanie PIT za 2025 rok trzeba złożyć do 30 kwietnia 2026...
Jaki program do KSeF najlepszy dla JDG?
Najlepszy program do KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej zależy od liczby wystawianych faktur. Dla bardzo małej JDG, która wystawia kilka faktur miesięcznie, w zupełności wystarczą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, czyli Aplikacja Podatnika KSeF...
Zmiana kodu zawodu w ZUS – jak jej dokonać i ile trwa?
Zmiany kodu zawodu w ZUS dokonuje się przez złożenie formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany, w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym zmiana nastąpiła. Nie trzeba przy tym wyrejestrowywać ubezpieczonego, a sama aktualizacja zostaje zapisana...
Kwota wolna od podatku w 2026 – ile wynosi i jak działa?
Kwota wolna od podatku w 2026 roku wynosi 30 000 zł rocznie. Oznacza to, że podatnik rozliczający dochody według skali podatkowej nie płaci PIT od podstawy opodatkowania do 30 000 zł, a roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 3 600 zł, czyli 300 zł miesięcznie przy...
REGON – co to za numer i jak go uzyskać?
REGON to niepowtarzalny numer identyfikacyjny nadawany podmiotom gospodarki narodowej przez Główny Urząd Statystyczny. Standardowy numer REGON ma 9 cyfr, a numer jednostki lokalnej, na przykład oddziału, ma 14 cyfr. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG albo podmiot...
Jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Jednoosobową działalność gospodarczą zamyka się przez złożenie wniosku o wykreślenie wpisu z CEIDG, najczęściej przez biznes.gov.pl, w urzędzie miasta lub gminy albo listownie. Wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od faktycznego zaprzestania wykonywania...
Ubezpieczenie zdrowotne w Polsce
W 2026 roku składka na ubezpieczenie zdrowotne w Polsce wynosi 9% podstawy wymiaru dla większości tytułów (4,9% dla podatku liniowego), a dobrowolne ubezpieczenie w NFZ kosztuje od kwietnia do czerwca 835,04 zł miesięcznie. Składkę odprowadza się na konto ZUS do 20....
Wynagrodzenie postojowe – kiedy przysługuje pracownikowi i ile wynosi?
Wynagrodzenie postojowe przysługuje pracownikowi wtedy, gdy pozostaje on gotowy do wykonywania pracy, ale nie może jej świadczyć z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Najczęściej wynosi ono stawkę osobistego zaszeregowania określoną godzinowo albo miesięcznie, a...
Czym jest zasiłek wyrównawczy i co należy o nim wiedzieć?
Zasiłek wyrównawczy to świadczenie dla pracownika, którego wynagrodzenie spadło z powodu rehabilitacji zawodowej. Nie ma jednej stałej kwoty, bo jego wysokość to różnica między przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem z 12 miesięcy przed rehabilitacją a pensją osiąganą...
Dodatek kombatancki 2026 – ile wynosi i kto ma do niego prawo?
Dodatek kombatancki od 1 marca 2026 r. wynosi 366,68 zł miesięcznie. Przysługuje osobom z potwierdzonymi uprawnieniami kombatanckimi albo statusem osoby represjonowanej, jeśli pobierają emeryturę, rentę, uposażenie w stanie spoczynku lub uposażenie rodzinne. To...
Mały ZUS Plus i wakacje składkowe
Mały ZUS Plus to ulga dla firm z rocznym przychodem do 120 000 zł, prowadzonych w poprzednim roku przez co najmniej 60 dni, a zgłoszenie do niej składa się co do zasady do końca stycznia. Wakacje składkowe to z kolei zwolnienie z opłacania własnych składek społecznych...
Niebieska karta – co oznacza i rozpocząć procedurę?
Niebieska Karta to formalne uruchomienie procedury ochrony w sytuacji podejrzenia przemocy domowej. Nie składa się jej samodzielnie jak zwykłego wniosku, bo procedura startuje w chwili wypełnienia formularza „Niebieska Karta - A” przez uprawnioną osobę po zgłoszeniu...
Jakie są zasady zatrudniania pracowników młodocianych?
Pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, ale nie ma jeszcze 18 lat. Można ją zatrudnić tylko w dwóch celach: do przygotowania zawodowego albo do wykonywania prac lekkich, pod warunkiem że praca nie szkodzi zdrowiu, rozwojowi i nauce. Młodociany...
Nowy system do elektronicznego zawierania i obsługi umów
Nowy system do elektronicznego zawierania i obsługi umów działa w Polsce od 7 stycznia 2026 roku i jest bezpłatny dla użytkowników. Już dziś pozwala online zawierać, zmieniać i rozwiązywać wybrane umowy, podpisywać dokumenty elektronicznie oraz prowadzić dokumentację...
Karta kwalifikacji kierowcy – co to jest?
Karta Kwalifikacji Kierowcy to dokument potwierdzający kwalifikacje zawodowe kierowcy w sytuacji, gdy kod 95 nie jest wpisany do prawa jazdy. Najczęściej dotyczy to osób wykonujących przewóz drogowy rzeczy lub osób na podstawie zagranicznego prawa jazdy. Aby uzyskać...
Rozpoczęcie działalności gospodarczej krok po kroku
Założenie jednoosobowej działalności jest bezpłatne i w praktyce sprowadza się do jednego wniosku rejestracyjnego. Jeśli dopiero testujesz pomysł, w 2026 roku możesz działać bez rejestracji do limitu 10 813,50 zł brutto przychodu na kwartał. Po przekroczeniu tego...
Korekta PIT – jak zrobić i do kiedy?
Korekta zeznania podatkowego PIT to ponowne złożenie tego samego formularza z poprawionymi danymi. Co do zasady możesz zrobić ją przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a dla rozliczenia za 2025 rok oznacza to możliwość korekty do końca...
Czym objawia się wypalenie zawodowe?
Wypalenie zawodowe najczęściej objawia się trzema sygnałami: wyczerpaniem, narastającym dystansem lub cynizmem wobec pracy oraz spadkiem skuteczności zawodowej. W praktyce oznacza to stałe zmęczenie, coraz mniejsze zaangażowanie, trudności z koncentracją i poczucie,...
Co to jest czas pracy?
Czas pracy to, zgodnie z art. 128 Kodeksu pracy, czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Standardowo nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo...
Czym jest opłata skarbowa i kiedy musisz ją zapłacić?
Opłata skarbowa to należność za załatwienie konkretnej sprawy urzędowej, wydanie zaświadczenia, pozwolenia, koncesji albo za złożenie pełnomocnictwa lub prokury. Płacisz ją co do zasady w chwili złożenia wniosku, zgłoszenia albo pełnomocnictwa, a dowód zapłaty trzeba...
Co to jest dodatek za tajne nauczanie?
Dodatek za tajne nauczanie to świadczenie dla nauczyciela, który pobiera emeryturę lub rentę i w czasie okupacji prowadził tajne nauczanie albo przed 1 września 1939 r. uczył po polsku w szkołach polskich na terenie III Rzeszy Niemieckiej lub byłego Wolnego Miasta...
Dodatek dla sieroty zupełnej – ile wynosi i jak złożyć wniosek?
Dodatek dla sieroty zupełnej wynosi obecnie 689,17 zł miesięcznie i jest wypłacany osobie, która ma prawo do renty rodzinnej oraz nie ma obojga rodziców albo której matka zmarła, a ojciec jest nieznany. Wniosek składa się w ZUS na formularzu ERRD, a dokumenty można...
Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2012 roku zawodowo związany z dziennikarstwem obejmującym tematykę US, ZUS. Współpracowałem z największymi serwisami w naszym kraju, gdzie doskonaliłem swój kunszt zawodowy. Misją moich serwisów jest dostarczanie zrozumiałej wiedzy z zakresu podatków, działalności ZUS, biznesu i nie tylko.