REGON – co to za numer i jak go uzyskać?

REGON to niepowtarzalny numer identyfikacyjny nadawany podmiotom gospodarki narodowej przez Główny Urząd Statystyczny. Standardowy numer REGON ma 9 cyfr, a numer jednostki lokalnej, na przykład oddziału, ma 14 cyfr. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG albo podmiot rejestrowany w KRS zwykle nie składa osobnego wniosku o REGON, ponieważ numer jest nadawany automatycznie na podstawie danych przekazanych z właściwego rejestru. REGON przydaje się przy identyfikacji firmy w rejestrach publicznych, weryfikacji kontrahentów, zakładaniu jednostek lokalnych i uzyskiwaniu zaświadczeń z GUS. Choć w codziennym obrocie częściej używa się NIP, REGON nadal pozostaje urzędowym identyfikatorem w krajowym rejestrze REGON prowadzonym przez statystykę publiczną.

Co to jest REGON?

REGON to numer identyfikacyjny nadawany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej. Według definicji GUS jest to numer niepowtarzalny, nadawany podmiotom gospodarki narodowej oraz ich jednostkom lokalnym, bez ukrytego znaczenia opisującego cechy podmiotu.

W praktyce REGON działa jak urzędowy identyfikator statystyczny. Pozwala przypisać firmę, organizację albo jednostkę lokalną do konkretnego wpisu w rejestrze REGON. Dzięki temu można sprawdzić podstawowe dane podmiotu, takie jak nazwa, adres, forma prawna, forma własności, rodzaj działalności czy daty związane z rozpoczęciem, zawieszeniem albo zakończeniem działalności.

Ile cyfr ma numer REGON?

Numer REGON podmiotu gospodarki narodowej ma 9 cyfr. Osiem pierwszych cyfr to liczba porządkowa, a dziewiąta jest cyfrą kontrolną. Numer REGON jednostki lokalnej ma 14 cyfr. W takim numerze pierwsze 9 cyfr odpowiada numerowi podmiotu, który utworzył jednostkę lokalną, kolejne 4 cyfry są numerem porządkowym jednostki, a ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną.

To oznacza, że firma jako podmiot ma zwykle 9-cyfrowy REGON, a jej oddział, zakład albo filia mogą mieć 14-cyfrowy numer REGON jednostki lokalnej.

Kto musi mieć numer REGON?

Wpisowi do rejestru REGON podlegają osoby prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym osoby prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne, oraz jednostki lokalne tych podmiotów.

W praktyce numer REGON mogą mieć między innymi jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki prawa handlowego, spółki cywilne, fundacje, stowarzyszenia, szkoły, placówki, oddziały firm i inne jednostki wpisywane do rejestrów publicznych.

Jak uzyskać numer REGON jako jednoosobowa działalność gospodarcza?

Osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą przez CEIDG nie musi składać oddzielnego wniosku do GUS. Jeżeli nie ma jeszcze numeru REGON, wniosek CEIDG jest jednocześnie podstawą do jego nadania. Biznes.gov.pl wskazuje, że gdy przedsiębiorca nie posiada NIP albo REGON, złożony formularz CEIDG będzie jednocześnie wnioskiem o ich nadanie.

Po wpisie firmy do CEIDG numer REGON można sprawdzić w wyszukiwarce CEIDG lub w wyszukiwarce REGON prowadzonej przez GUS. GUS wskazuje też, że osoby wpisane do rejestru REGON na podstawie danych z wniosku CEIDG-1 otrzymują informację o numerze REGON przez wyszukiwarkę CEIDG.

Jak uzyskać REGON dla spółki wpisanej do KRS?

Spółki rejestrowane w KRS, na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna, partnerska, akcyjna albo komandytowo-akcyjna, otrzymują REGON automatycznie przy rejestracji w KRS. Biznes.gov.pl podaje, że numer REGON jest nadawany automatycznie przy rejestracji spółki w KRS.

Oznacza to, że po skutecznym wpisie do KRS dane trafiają do właściwych rejestrów, a przedsiębiorca nie musi osobno iść do urzędu statystycznego tylko po to, aby uzyskać podstawowy numer REGON dla spółki.

Jak uzyskać REGON dla spółki cywilnej?

Spółka cywilna uzyskuje numer REGON na podstawie wniosku składanego do rejestru REGON. Do wniosku dołącza się formularz RG-OP, informację o wspólnikach na formularzu RG-SC oraz umowę spółki cywilnej.

To ważne, bo spółka cywilna jest szczególną formą prowadzenia działalności. Wspólnicy mogą mieć własne numery identyfikacyjne, ale sama spółka cywilna również potrzebuje danych identyfikacyjnych do celów urzędowych i ewidencyjnych.

Jak uzyskać REGON dla jednostki lokalnej?

Jednostka lokalna, na przykład oddział, zakład albo filia, może otrzymać 14-cyfrowy numer REGON. Jeżeli jednostka lokalna należy do podmiotu wpisanego do KRS, biznes.gov.pl wskazuje, że wpis albo zmiana dotycząca samej spółki, stowarzyszenia czy podobnego podmiotu następuje automatycznie na podstawie danych przesłanych z KRS do urzędu statystycznego.

Jeżeli podmiot nie jest objęty automatyczną ścieżką przez CEIDG, KRS albo RSPO, trzeba złożyć właściwy wniosek do urzędu statystycznego. Wnioski można przekazywać między innymi przez ePUAP do wybranego urzędu statystycznego.

Jak uzyskać REGON dla podmiotu niewpisanego do CEIDG, KRS ani RSPO?

Podmiot, który nie podlega wpisowi do CEIDG, KRS ani RSPO, powinien złożyć wniosek o nadanie numeru identyfikacyjnego REGON do urzędu statystycznego. Biznes.gov.pl opisuje taką procedurę jako osobną usługę dla podmiotów niewpisanych do CEIDG, KRS i RSPO.

Zgodnie z informacjami GUS, wniosek o wpis do rejestru REGON składa się w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis. Wnioski o zmianę danych albo skreślenie składa się w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub skreślenie.

Gdzie sprawdzić numer REGON?

Numer REGON można sprawdzić w wyszukiwarce podmiotów gospodarki narodowej prowadzonej przez GUS. Informacja o nadanym numerze REGON i numerach jednostek lokalnych jest udostępniana w tej wyszukiwarce, a udostępnienie danych na stronie internetowej GUS jest potwierdzeniem dokonania wpisu w rejestrze REGON.

Jeżeli firma została zarejestrowana w CEIDG lub KRS, numer REGON można sprawdzić także w odpowiedniej wyszukiwarce CEIDG albo KRS. Biznes.gov.pl wskazuje, że jeśli numer REGON uzyskano na podstawie wpisu do CEIDG lub KRS, można go sprawdzić właśnie w tych wyszukiwarkach.

Czy zaświadczenie o REGON jest konieczne?

Zaświadczenie o REGON nie zawsze jest potrzebne. GUS podaje, że udostępnienie danych w wyszukiwarce GUS potwierdza wpis informacji w rejestrze REGON. Urzędy statystyczne wydają jednak zaświadczenie na żądanie podmiotu wpisanego do rejestru, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania żądania.

W praktyce, jeżeli bank, kontrahent albo instytucja poprosi o potwierdzenie numeru, często wystarczy wydruk informacji z wyszukiwarki. Jeżeli wymagane jest formalne zaświadczenie, trzeba wystąpić o nie do urzędu statystycznego.

Ile kosztuje uzyskanie numeru REGON?

Samo uzyskanie numeru REGON przy wpisie do CEIDG albo KRS nie wymaga osobnej opłaty za nadanie numeru. W przypadku standardowych danych publicznych można korzystać z wyszukiwarki REGON GUS. Odpłatne mogą być natomiast indywidualne zamówienia na wyciągi z rejestru REGON, jeżeli dotyczą szerszego zakresu danych przygotowywanych na zamówienie.

Dla większości przedsiębiorców kluczowa informacja jest prosta: przy zakładaniu działalności w CEIDG albo rejestracji spółki w KRS REGON pojawia się automatycznie i nie wymaga oddzielnej płatnej procedury.

Czym REGON różni się od NIP?

REGON to identyfikator statystyczny nadawany przez GUS w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej. NIP to numer identyfikacji podatkowej, używany przede wszystkim w rozliczeniach podatkowych. W rejestrze REGON mogą znajdować się także dane o NIP oraz informacja o jego unieważnieniu lub uchyleniu, ale oba numery pełnią różne funkcje.

Najprościej: NIP służy głównie podatkom, a REGON identyfikacji statystycznej i rejestrowej. Firma może posługiwać się oboma numerami, ale w wielu sprawach gospodarczych najczęściej wymagany będzie NIP.

Jakie dane są widoczne w rejestrze REGON?

W rejestrze REGON ujmuje się między innymi nazwę i adres siedziby, formę prawną, formę własności, wykonywaną działalność, rodzaj przeważającej działalności, daty związane z działalnością, nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego oraz numer nadany przez ten organ. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą rejestr obejmuje także imiona, nazwisko i wybrane dane identyfikacyjne przewidziane w przepisach.

Dzięki temu REGON jest użyteczny przy sprawdzaniu, czy dany podmiot istnieje w rejestrze i jakie podstawowe informacje urzędowe są z nim powiązane.

Kiedy trzeba aktualizować dane w REGON?

Dane w rejestrze REGON trzeba aktualizować, gdy zmieniają się informacje objęte wpisem. GUS wskazuje, że wniosek o zmianę cech objętych wpisem oraz wniosek o skreślenie składa się w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub skreślenie.

Jeżeli zmiana została zgłoszona w CEIDG albo KRS i mieści się w zakresie danych przekazywanych automatycznie, nie zawsze trzeba składać osobny wniosek do GUS. Osobna aktualizacja będzie potrzebna zwłaszcza wtedy, gdy dana zmiana nie jest obsługiwana przez rejestr podstawowy albo dotyczy podmiotu niewpisanego do CEIDG, KRS lub RSPO.

Podsumowanie

REGON to urzędowy, niepowtarzalny numer identyfikacyjny nadawany przez GUS. Podstawowy numer ma 9 cyfr, a numer jednostki lokalnej ma 14 cyfr. Przedsiębiorcy z CEIDG i spółki z KRS zwykle otrzymują REGON automatycznie, natomiast podmioty spoza CEIDG, KRS i RSPO składają wniosek do urzędu statystycznego. Numer można sprawdzić w wyszukiwarce REGON GUS, a formalne zaświadczenie urząd statystyczny wydaje na żądanie w terminie do 7 dni roboczych.

Zobacz inne wiadomości: